من المشاكل المهمة التي تواجه مستخدمي نظام معارف وتسبب الكثير من الإزعاج ضياع البيانات , لا أريد أن أخوض فيما قد يسببه ضياع البيانات للمسؤول عن البرنامج ولكن سوف أشرح الطرق الصحيحة لحفظ البيانات والرجوع اليها وقت الحاجة بدون الخوف من ضياع البيانات .

أولاً : النسخة الاحتياطية اليومية :-

يتكون نظام معارف من :

1- وجهة المستخدم ( التطبيق )

 يتم من خلاله إجراء مختلف العمليات على قاعدة البيانات , يهمنا هنا معرفة رقم النسخة ( الإصدار للبرنامج ) وهو موجود في أعلى شاشة الدخول للبرنامج (برنامج معارف 4.977 بنين ) .

2- قاعدة البيانات

أو ( مخزن البيانات ) هو الملف الذي يتم فيه حفظ البيانات من بيانات المدرسة والطلاب والمعلمين والدرجات وغيرها.. , وهذا الملف يختلف اسمه بحسب المرحلة والعام الدراسي .

عند تسجيل الدخول لنظام معارف يتم من شاشة الدخول تحديد المرحلة والعام الدراسي هذان الاختياران يتيحان للبرنامج تحديد ملف قاعدة البيانات الهدف والتي سيتم من خلال التطبيق التعامل معها ( أنظر ترميز أسماء ملفات قواعد البيانات الشكل (1) ) .

الآن عند الخروج من البرنامج يقوم برنامج معارف بتشغيل ملف ARJ وهو عبارة عن برنامج دوس ( ( Dos  يظهر على شكل شاشة سوداء انظر الشكل (2)   يقوم هذا الملف بأخذ نسخة احتياطية من ملف قاعدة البيانات المفتوحة ويضغطها ويعطيها اسم يتكون من :

1-      رمز المرحلة .

2-      رمز اليوم .

3-      رمز العام .

انظر الشكل ( 3 ) .

هناك سؤال مهم وهو :

س/ كيف أتأكد أن هذا البرنامج يعمل بشكل صحيح ؟

الجواب :

·         بالنسبة لنظام التشغيل ويندوز 95- 98- ME  يعمل البرنامج بدون مشاكل وبشكل تلقائي .

·         وأما ويندوز XP  لابد من تغيير خصائص ملف  appschoo من مجلد معارف maar95 على محرك الأقراص c:\ > اضغط على الملف بالزر الأيمن > اختر خصائص > انقر على علامة التبويب ( توافق ) > من الخيار وضع التوافق ضع علامة ( صح ) على خيار تشغيل هذا البرنامج في وضع التوافق لـــ > من القائمة المنسدلة اختر ( Windows 95 ) .

الآن جرب تسجيل الدخول على برنامج معارف ثم سجل خروج من البرنامج سوف تجد أن ملف النسخ اليومي اشتغل .

الخلاصة :

• لدينا مرحلة أو عدة مراحل في المدرسة ( المرحلة لها رمز خاص ) .
• لدينا العام الحالي أو أعوام سابقة ( كل عام له رمز ) .
• لدينا سبعة أيام في الأسبوع ( كل يوم له رمز خاص ) .

عند تسجيل الدخول في برنامج معارف يتم تحديد المرحلة والعام الدراسي واليوم يقوم برنامج النسخ الاحتياطي اليومي عند الخروج من برنامج معارف بحفظ نسخة من القاعدة المحددة وضغطها و تسميتها باسم مكون من رمز المرحلة واليوم والعام الدراسي كما سبق .

ثانياً : النسخة الاحتياطية الدورية :-

نقوم بهذه العملية يدوياً باستخدام برنامج الصيانة الخاص ببرنامج معارف و من الأفضل استخدام برنامج الصيانة الذي طورناه لتمتعه بإمكانيات مميزة ( برنامج صيانة معارف 3.0 ) بإمكانك تحميل نسخة من البرنامج عن طريق مركز تحميل الملفات .

هذه النسخة تعتبر مؤقتة ( نقوم بها أثناء العام الدراسي فقط و عند انتهاء أعمال اختبارات الدورين نهائياً و طباعة كشوف الدرجات يتم حذف هذه النسخ ) .

كيف أقوم بأخذ نسخة احتياطية دورية .

أولاً : نسخة الأعوام السابقة :-

يجب أن تنسخ قواعد البيانات الخاصة بالأعوام السابقة على اسطوانة ( CD ) وتكتب على الغلاف كل مرحلة و الأعوام الموجودة في الاسطوانة ( أقصد بالأعوام السابقة ملفات قواعد البيانات التي تأتي باسم Ma1429 مع مراعاة اختلاف رمز المرحلة والعام الدراسي السابق ) مع التأكيد على كتابة رقم النسخة الخاصة بنظام معارف على الاسطوانة ( لأنه عند استرجاع البيانات من الاسطوانة نطابق رقم النسخة على الاسطوانة بنسخة معارف الموجودة على الجهاز لضمان عمل التطبيق مع قاعدة البيانات ) .

وعليك مراعاة الآتي :

• ان لا تتضمن الأسطوانة ملفات قواعد البيانات الخاصة بالعام الدراسي الحالي ( نقصد المسماه maaref مثلاً مع مراعاة اختلاف رمز المرحلة ) .
• في حال تم تحديث معارف لنسخة جديدة نقوم بنفس الخطوة الحالي مع تغيير رقم الاصدار الخاص ببرنامج معارف على الاسطوانة الجديدة وتحفظ مع الاسطوانة السابقة ) .

ثانياً : نسخة العام الحالي :-

يفضل أن تحدد المدة التي تأخذ النسخة الاحتياطية فيها بحسب كمية البيانات المدخلة في برنامج معارف ولكن المدة لا تقل عن ( 6 ) نسخ في العام وهي على التالي :

• نسخة بعد الفترة الأولى الفصل الدراسي الأول .
• نسخة بعد الفصل الدراسي الأول .
• نسخة بعد الفترة الأولى الفصل الدراسي الثاني .
• نسخة بعد الدور الأول .
• نسخة بعد الدور الثاني .
• بعد نهاية أعمال الاختبارات نهائياً .

مكان الحفظ :

• محرك أقراص على نفس الجهاز غير C:\ .
• CD
• هاردسك خارجي .

مع مراعاة أن تكون كل نسخة في مجلد يوضح وقت أخذ النسخة .

النسخة النهائية للبيانات تتم بعد نهاية أعمال الاختبارات نهائياً و طباعة كشوف الدرجات و إرسالها لإدارة التعليم و التأكد قبل تقفيل العام الدراسي وترحيل البيانات بأن النسخة المأخوذة صحيحة .

تنسخ البيانات على :

• جهاز الكمبيوتر وتوضع في مجلد يسمى ( النسخة النهائية الأعمال الاختبارت للعام الدراسي ..... ) .
• نسخة على اسطوانة , يتم بعد النسخ أن الاسطوانة تتضمن ملفات قواعد البيانات وليس ملفات أخرى .

اتباع الخطوات السابقة كفيل بإذن الله بحفظ البيانات وفي حال كان المسؤول لا يمتلك الخبرة الكافية في برنامج معارف يجب عليه الاتصال بالدعم الفني .

استرجاع البيانات

يفضل الاتصال بالدعم الفني الخاص بإدارة التعليم